Digitale Brandschutzdokumentation mit Apps

Apps minimieren den Aufwand für die Dokumentation brandschutzrelevanter Anlagen, Maßnahmen und Mängel. Der Beitrag zeigt, welche Lösungen es für die digitale und mobile Brandschutzdokumentation gibt, was sie können und wie sie sich unterscheiden.

Digitale-Brandschutzdokumentation: App statt Bleistift und Papier
Abb. 1: Die digitale Dokumentation rationalisiert die Erfassung und das Management brandschutzrelevanter Details und Maßnahmen. Mit Smartphone- oder Tablet-Apps lassen sich die ordnungsgemäße Ausführung und Mängel direkt vor Ort in Wort und Bild erfassen. (Foto: Hilti Deutschland)

September 2018 / Von Marian Behanek. Brandschutzanlagen, -maßnahmen oder -begehungen manuell zu dokumentieren ist aufwendig. Die digitale Brandschutzdokumentation rationalisiert Arbeitsabläufe und steigert Qualität und Rechtssicherheit. Spezielle Apps unterstützen Sachverständige, Planer und Gebäudebetreiber durch strukturierte Abfragen, Vorlagen und Automatismen sowie die digitale Vor-Ort-Erfassung und gleichzeitige Zuordnung von Informationen. Webbasierte Lösungen ermöglichen die Einbindung aller Beteiligten, verbessern die Koordination und bilden die Grundlage für den Aufbau einer Informationsdatenbank für die spätere Nutzungsphase.

Vorteile digitaler Brandschutzdokumentation

Planer und ausführende Unternehmen sollten den Zustand des baulichen und anlagentechnischen Brandschutzes von Gebäuden bei der Neuerstellung, Sanierung oder Instandhaltung stets dokumentieren. Schließlich kann schon am Tag nach der Abnahme eine Brandabschottung durch eine unsachgemäße Kabel- oder Rohrdurchführung beschädigt werden. Kommt es dadurch zu Schäden, lässt sich der ordnungsmäßige Zustand mit einem dokumentierten Foto schnell nachweisen.

Auch für Gebäudebetreiber bieten diese Dokumentationen Rechtssicherheit, zumal der anlagentechnische Brandschutz regelmäßigen Prüfintervallen unterliegt, was bei großen Gebäuden mit zahlreichen Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, Brandschutztüren, Brandmelde- und Feuerlöschanlagen etc. schnell zu einer Herausforderung werden kann. Brandschutzdokumentationen unterstützen die Inventarisierung brandschutztechnischer Anlagen, die Organisation und Kontrolle von Brandschutzmaßnahmen und schaffen dadurch mehr Sicherheit.

Der Artikel ist in Ausgabe 4.2018 des FeuerTRUTZ Magazins (Juli 2018) erschienen. Hier finden Sie weitere Informationen zum FeuerTRUTZ Magazin Ausgabe 4.2018

Den vollständigen Artikel inklusive einer Übersicht verschiedener, speziell für den Brandschutz zugeschnittener Apps oder Module allgemeiner Baudokumentationslösungen, gibt es auch als Download:
Artikel "Brandschutzdokumentationen" inkl. Übersicht einer Auswahl von digitalen Dokumentationslösungen

Was können mobile Dokumentationslösungen?

Mobile Dokumentationswerkzeuge basieren auf intuitiv bedienbaren Smartphones oder Tablets und deren integrierter Fotofunktion. Sie ersetzen das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat auf der Baustelle. Stattdessen werden Vor-Ort-Informationen direkt in Wort, Text und Bild digital erfasst und sofort zugeordnet. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen, Symbol-, Produkt- und Textdatenbanken beschleunigen den Dokumentationsprozess und sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Da auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt die Software Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder der Verfolgung von Fristen.

Neben Fotos können auch gescannte Pläne, Planausschnitte, Dokumente, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen eingebunden werden. Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen Berichte, Protokolle oder Reports generieren und per E-Mail versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an einen Terminkalender, z.B. von Microsoft Outlook, übergeben werden.

Werden die Daten in der Cloud abgelegt, sind alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand. Die erfassten Daten können von den Beteiligten aktualisiert, ergänzt und ausgewertet werden. Verantwortliche können stichprobenartig den Ausführungsstand überprüfen und auch die Abstimmung zwischen Monteur, Bauherr, Architekt und Bauaufsicht wird einfacher. Mit der digitalen Dokumentation entsteht außerdem quasi sukzessive eine Informationsdatenbank, die in der Bau- und Nutzungsphase wichtige Fragen beantworten kann: Wer hat noch welche Mängel bis wann zu beseitigen? Wann müssen welche Instandhaltungsarbeiten durchgeführt werden? Was ist wann ausgetauscht worden? Diese Daten können auch später für die Beweissicherung, Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung genutzt werden.

Was bietet der Markt?

Die Softwarebranche offeriert inzwischen eine Vielzahl mobiler Dokumentationslösungen. Sie bestehen meist aus einer auf mehreren Smartphones oder Tablets installierbaren App für die mobile Datenerfassung und einer stationären Bürosoftware. Damit lassen sich Baustellenaktivitäten an Ort und Stelle digital dokumentieren und die gewonnenen Informationen am Büro-PC auswerten und verwalten. Die meisten Lösungen sind für die Aufnahme, Beschreibung und Zuordnung von Mängeln und das Mängelmanagement ausgelegt. Einige lassen sich modular für spezielle Tätigkeiten und Bereiche aufrüsten, wie etwa die Kontrolle der Arbeitssicherheit oder die Sammlung von Daten für den späteren Gebäudebetrieb. Speziell für die Brandschutzdokumentation konzipiert oder entsprechend modular erweiterbar sind die im Folgenden beschriebenen Lösungen.

Digitale-Brandschutzdokumentation: App statt Bleistift und Papier
Abb. 2: Die Brandschutzdokumentation verbessert nicht nur die Sicherheit – sie ist auch für Brandschutzplaner, ausführende Unternehmer und Betreiber ein Selbstschutz im Hinblick auf mögliche Haftungsforderungen. (Foto: Hilti Deutschland)

Die meisten davon sind sowohl für ausführende Gewerke wie Elektriker, Lüftungs-, Heizungs-, Sanitär-, Trocken- und Akustikbauer oder Montageunternehmen für Brandschutzelemente als auch für Planer, Bauleiter und Brandschutzbeauftragte, Gebäude- und Anlagenbetreiber geeignet. Mit Ausnahme von Apodixis sind alle Lösungen brandschutzproduktneutral, wobei die Datenbanken individuell erweiterbar sind. Die Apps für die mobile Datenerfassung sind wahlweise auf Windows-, iOS- oder Android-Mobilgeräten lauffähig, i.d.R. kostenlos und auf beliebig vielen Endgeräten installierbar, sodass auch eine spontane Erfassung mit einem auf der Baustelle gerade verfügbaren Mobilgerät möglich ist. Die stationäre Büroanwendung läuft meist unter Windows oder es handelt sich um eine plattformunabhängige Weblösung. Die Preise für Dokumentationsprogramme liegen zwischen 900 und mehreren 1.000 Euro, bei webbasierten Lösungen kommen zur Monatsmiete ab etwa 50 Euro teilweise Grundgebühren für Onlinearchivierung, Synchronisation und Wartung etc. hinzu.

Wie unterscheiden sich die Produkte?

Alle Produkte sind in der Lage, die brandschutztechnische Situation auf der Baustelle zu dokumentieren. Unterschiede gibt es u.a. bei den Einsatzbereichen. Sie reichen von der Erfassung brandschutztechnisch relevanter Details und erforderlicher Maßnahmen, inklusive Aufmaß-, LV- bzw. Angebots- und Rechnungserstellung, über die abnahmefähige Eigendokumentation ausgeführter Maßnahmen mit allen Pflichtangaben und Übereinstimmungserklärungen, die Inspektion, Kontrolle und Mängelerfassung durch Brandschutzfachleute bis hin zur FM-gerechten Brandschutzdokumentation inklusive aller Informationen zum Bauteil, zu Prüfintervallen, Kontrollterminen, Zulassungserklärungen, Montageanleitungen oder Produktinformationen. Auch hinsichtlich der enthaltenen Brandschutzsymbole, Brandschutzprodukte oder Textbausteine und ihrer Aktualisierung sowie der Dokumentations-, Auswertungs- und Reportfunktionen unterscheiden sich die Produkte deutlich. Einige Programme enthalten beispielsweise alle VdS-Textvorlagen, Checklisten und Protokolle inklusive kompletter Brandschutzsymbolik nach DIN EN ISO 7010, DIN 4844-2 oder DIN 14034-6, bei anderen Programmen muss man sich alles individuell zusammenstellen.

Auch Brandschutzprodukt-Datenbanken mit den entsprechenden Zulassungen sind unterschiedlich gut gefüllt und strukturiert.

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Digitale-Brandschutzdokumentation: App statt Bleistift und Papier (Übersicht Software)
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Ebenso bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa in Bezug auf die Möglichkeit, Vorher-Nachher-Fotos aufzunehmen, zu bearbeiten und diese im Plan zu verorten, beliebig lange Notizen anzufügen, Spracheingaben z.B. per Google Docs oder Siri zu erfassen, beliebig viele Attribute oder Dokumente zu ergänzen und so weiter. Wichtig ist auch, welche Funktionen und Automatismen die Software für die anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung, Auswertung und Reporterstellung bereithält. Zur Auswertung sollte u. a. die Möglichkeit gehören, Mängel projektübergreifend auszugeben, um z.B. offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausfiltern zu können. Wichtig bei mobilen App-, respektive Online-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer Online-Datenverbindung z.B. in Kellergeschossen nicht immer gewährleistet ist.

Fazit

Brandschutzdokumentationen werden nicht nur dann fällig, wenn das Gebäude erstellt wird. Insbesondere in Gebäuden besonderer Art und Nutzung sind aufgrund immer wiederkehrender Instandhaltungsarbeiten, Nutzungsänderungen, Umzüge oder Systemwechsel permanente Brandschutzarbeiten erforderlich. Daraus resultiert der Bedarf an kontinuierlichen Brandschutzdokumentationen, die Änderungen zeitnah erfassen und den aktuellen Stand allen Beteiligten fortlaufend verfügbar machen. Die Zukunft gehört deshalb den digitalen, cloudbasierten Lösungen. Sie vereinfachen den Dokumentationsaufwand, geben mehr Rechtssicherheit und verbessern nicht zuletzt Koordination und Kooperation sowie die Qualität von Brandschutzmaßnahmen.

Autor

Dipl.-Ing. Marian Behaneck: Fachautor zahlreicher Publikationen zu Hardware, Software und IT im Baubereich

Literatur

Der Artikel ist unter dem Titel „Brandschutzdokumentation: App statt Bleistift und Papier“ in Ausgabe 4.2018 des FeuerTRUTZ Magazins (Juli 2018) erschienen. Hier finden Sie weitere Informationen zum FeuerTRUTZ Magazin Ausgabe 4.2018

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Letzte Aktualisierung: 11.09.2018

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