Digitale Dokumentation: So finden Sie die passende Software

Sie suchen eine digitale Lösung für Ihre Brandschutzdokumentation? Dieser Beitrag stellt Ihnen eine Checkliste zusammen, was Sie beim Umstieg auf die digitale Dokumentation berücksichtigen und worauf Sie achten sollten.

Digitale Dokumentation - So finden Sie die passende Software
Abb. 1: Digitale Dokumentation vereinfacht den Arbeitsalltag enorm und bringt Effizienz und Sicherheit – wenn die richtige Anwendung für die eigene Organisation und Struktur sorgsam gewählt wird. (Bild: themis@grid-it.at/Dr. Hannes Kleindienst)

Januar 2019 / Von Michael Lehmann. Die Dokumentation muss umfassend, nachvollziehbar und sicher sein. Der Notizblock hat in der heutigen Zeit aus vielerlei Gründen ausgedient. Digitale Werkzeuge sind für viele in unserer Branche Neuland und werfen daher berechtigterweise Fragen auf. Lösungen gibt es mittlerweile einige – dieser Beitrag soll Sie unterstützen, beim Umstieg auf die digitale Dokumentation die richtigen Fragen zu stellen, sodass Sie ein ideales System für sich finden.

Dokumentieren – aber was?

Die erste Frage lautet: was müssen Sie dokumentieren? Gibt es vorgegebene Listen, die Sie abarbeiten? Haben Sie spezielle Anforderungen oder eigene Inhalte? Falls ja, sollten Sie ein Werkzeug wählen, das Ihnen entsprechende Freiräume lässt und die erforderliche Flexibilität liefert. Beschreiben Sie, wie Sie bislang vorgehen.

Sie sollten die Möglichkeit haben, den bisherigen Arbeitsansatz (fast) unverändert weiter zu verfolgen, aber unterstützt durch die technischen Möglichkeiten der digitalen Dokumentation.

Der Artikel ist in Ausgabe 6.2018 des FeuerTrutz Magazins (November 2018) erschienen.
Hier finden Sie weitere Informationen zum FeuerTrutz Magazin Ausgabe 6.2018

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

In der heutigen Zeit spielt es eine erhebliche Rolle, Fakten schnell zu erfassen. Gleichzeitig gewinnt die Dokumentation anhand von Fotos und anderen Visualisierungsformen eine entscheidende Bedeutung. Bilder sind gerade bei unserer Datenflut effizient und aussagekräftig.

Somit lautet die Frage, welches Medium eingesetzt werden soll. Reicht die Kamera meines Tablets bzw. Smartphones oder kommt eine externe Kamera mit Teleobjektiv und Blitzlicht zum Einsatz? Wie können diese Bilder einfach und möglichst automatisch in die Dokumentation importiert und dort unmittelbar korrekt platziert werden?

Berichte im eigenen Layout

Kreieren Sie eigene Berichtslayouts oder müssen Sie vom Programm vorgegebene Formulare ausfüllen? Wenn Sie mit eigenen Layouts arbeiten, sollten sich diese mit dem Tool generieren lassen.

Zudem müssen ggf. Schnittstellen zu anderen Systemen wie SAP, Kostenrechnung usw. vorliegen.

Am Ende dieser Überlegungen sollte der Preis für die Einbindung aller notwendigen Module und Anpassungen, die Ihre Anforderungen erfüllen, angemessen sein.

Sind Sie Herr Ihrer Daten?

Im digitalen Zeitalter kommt dieser Frage eine absolute und unmittelbare Stellung bei der Entscheidung für ein System zu. Es muss eindeutig geklärt sein, wo die Daten gespeichert werden und welche Garantien der Anbieter für eine jederzeitige und uneingeschränkte Verfügbarkeit der Projektdaten gibt. Prüfen Sie die Compliance Ihres Auftraggebers – und ob die Vorgaben Ihres Unternehmens die Verwendung externer Speichermedien, z.B. einer Cloud-Lösung, überhaupt zulassen. Gerade angesichts der aktuellen Diskussion über die DSGVO muss der Anbieter unbedingt belastbare Aussagen treffen können. Das System sollte bereits an die veränderte Rechtslage angepasst sein. Alternativ sollte der Anbieter mit dem Aufbau der Tools versichern, dass Art und Umfang der Daten mögliche Schwierigkeiten und Angriffspunkte von vornherein ausschließen. Dies ist in der Argumentation Ihnen als Auftraggeber gegenüber ein entscheidendes Element für eine Beauftragung. Klären Sie außerdem mit Ihrer IT-Abteilung, ob ein Systemwechsel ansteht. Besprechen Sie dann mit Ihrem künftigen Tool-Anbieter, wie Sie in einem solchen Fall weiterhin an die Projektdaten kommen. Generell können Sie von cloudbasierten Lösungen Abstand nehmen. Sollten Sie jedoch auf Cloud-Anbieter setzen, holen Sie sicherheitshalber die Freigabe Ihrer IT-Abteilung, Ihres Auftraggebers oder Ihrer Geschäftsführung ein. Erkundigen Sie sich zudem nach Notfallplänen und Kommunikationsvorgaben bei Datenmissbrauch.

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Abb. 2: Der Einbau von Brandschutzprodukten sollte dokumentiert werden. (Bild: FeuerTrutz)

Rechtssicherheit der Dokumentation

Die Rechtssicherheit eines Systems steht und fällt mit der Nachvollziehbarkeit: Wie sind die Daten entstanden? Das System muss plausibel dokumentieren, wann und durch wen die Daten erhoben worden sind. Achten Sie insbesondere darauf, dass nachträgliche Änderungen und Ergänzungen immer und vollständig erkannt werden können.

Lassen Sie sich zeigen, welche Maßnahmen im System zur Anwendung kommen, um Manipulationsversuche so weit wie möglich auszuschließen.

Das System im Einsatz

Hinterfragen Sie kritisch, welche Zugriffe und Funktionen wirklich erforderlich sind. Oft werden zahlreiche „nützliche“ Funktionen angepriesen, die aber niemand in Ihrem Unternehmen brauchen wird. Überlegen Sie zudem, wie viele Lizenzen Sie wirklich benötigen. Oft kann bei einer entsprechenden internen Organisation mit weniger Lizenzen der gleiche Ablauf gewährleistet werden. Ein weiteres wesentliches Entscheidungskriterium ist sicherlich, ob auch externe Dritte wie Behörden, Versicherungen, Planungsbüros, Gutachter, Sachverständige usw. Ihre Daten erhalten oder gar damit arbeiten sollen bzw. müssen. Der Anbieter sollte für diese Workflows entsprechende Lösungen anbieten können und individuelle Zugriffe ermöglichen. Des Weiteren sollte er andere Formen der Visualisierung der Dokumentation optional zu Verfügung stellen.

Technische Anforderungen im laufenden Betrieb

Bei der täglichen Arbeit stellen sich folgende Fragen zur Nutzbarkeit: Benötigt das angebotene System eine permanente Internetverbindung? Insbesondere wenn Sie es mit Dokumentationen in Bestandsgebäuden zu tun haben, muss dies sichergestellt sein. Darüber hinaus können Schnittstellen zur Herausforderung werden. Sie sind jedoch essenziell, um z.B. Doppelerfassungen zu vermeiden oder unterschiedliche Versionen aktueller Dokumente in Umlauf zu bringen. Zudem ist die Schnittstellenumgebung zu hinterfragen: Welche Schnittstellen, z.B. zu SAP, Kostenrechnung, FM-Tools, Datenbanken usw., müssen mit Ihrer Dokumentation einhergehen? Lassen Sie sich zeigen, wie aufwendig es ist, Daten aus der Anwendung zu übertragen. Ein maßgebliches Kriterium sollte außerdem die Hardware sein: Neuanschaffungen sind mit weiteren Kosten verbunden und lassen sich umgehen, wenn bestehende Geräte eingebunden werden können.

Service und Support – auch nach dem Kauf

Nach dem Kauf und der Implementierung ergeben sich weitere Herausforderungen, die bedacht werden müssen. Welcher Support ist Ihnen wichtig und was wird dieser kosten? Klären Sie unbedingt im Vorfeld, ob und welcher Service in die Lizenzen inkludiert ist.

Zudem sollten Sie unbedingt mit dem Anbieter abstimmen, wie aufwendig (Zeit und Kosten) Schulungen der User sind, um effizient und effektiv mit den Tools arbeiten zu können.

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Abb. 3: Dank mobiler Lösungen kann die vollständige Brandschutzdokumentation direkt im Objekt erfolgen. (Bild: Themis)

Testen in der Praxis

Sie wissen, dass jedes neue Programm, jede App, jedes Tool immer mit Aufwand für die Einrichtung verbunden ist. Achten Sie deshalb darauf, dass der Anbieter Ihnen kostenfrei und vor der Entscheidung ermöglicht, zufriedenstellende Antworten auf folgende Fragen zu finden:

  • Können Sie die Anwendung in Ihrer bestehenden IT-Umgebung vollumfänglich ausprobieren?
  • Erschließt sich für Sie die Anwendung von Programm und Menüführung durch einfache, logische und intuitive Handhabung?
  • Ist insbesondere die Menüführung bereits bestehenden Anwendungen ähnlich und somit leicht zu verstehen und zu benutzen?

Preis-Leistungs-Verhältnis

Achten Sie bei den Preisen darauf, dass sämtliche Funktionen und Module, die Sie benötigen, auch im Angebot enthalten sind. Denken Sie insbesondere an Supportleistungen, Schulungen sowie an individuelle Leistungen. Eine gute Software ist nicht kostenlos und Leistung sollte ehrlich entlohnt werden – allerdings sollte sie auch transparent und einfach verständlich sein. Preise, die sich an der Zahl der Mängel orientieren, sind kaum zu kalkulieren. Wenn Sie für Zusatzfunktionen extra bezahlen müssen, fragen Sie nach dem Preis für die maximale Ausbaustufe. Es muss transparent und für Sie nachvollziehbar sein, welche Leistungen Sie technisch und im Zusammenwirken mit dem Anbieter einkaufen werden.

Belastbare Referenzen

Nichts ist wertvoller, als sich mit Usern auszutauschen, die bereits praktische Erfahrungen in der Anwendung eines Systems gemacht haben. Stellen Sie stets sicher, dass der Anbieter Ihnen Kontakte zur Verfügung stellt, die Ihnen unabhängig und objektiv zumindest folgende Fragen beantworten:

  • Für welche Zwecke nutzt er das System?
  • Welche Tools und welche Lizenzformen hat er gewählt?
  • Ist er mit seiner Entscheidung zufrieden?
  • Welche Zusatzleistungen hat er in Anspruch genommen?
  • Bringen diese Zusatzleistungen einen tatsächlichen Support?

Fazit

In der heutigen Zeit führt kein Weg an einer Umstellung auf eine digitale Dokumentation vorbei. Sie stellt für jeden von uns ein absolutes Erfordernis dar. Insbesondere die Faktoren Zeit, Kosten und in erster Linie die belastbare rechtskonforme Absicherung sind alternativlos.

Dabei gilt es Folgendes bei der Entscheidung niemals aus den Augen zu verlieren:

  • Entscheiden Sie sich für eine Anwendung, die Ihren Bedürfnissen entspricht.
  • Lassen Sie sich kein System aufzwingen.
  • Betrachten Sie das Preis-Leistungs-­Verhältnis absolut kritisch und vermeiden Sie verdeckte Kosten.
  • Denken Sie bei einer Entscheidung immer an die Menschen, die mit den Tools arbeiten müssen (Benutzerfreundlichkeit).
  • Passt das Angebot in Ihre bestehende ­IT-Landschaft und lässt es sich mit der ­Compliance des Unternehmens vereinbaren?

Digitale Dokumentation vereinfacht den Arbeitsalltag enorm und bringt Effizienz und Sicherheit – wenn die richtige Anwendung für die eigene Organisation und Struktur sorgsam gewählt wird. Aus eigener Erfahrung kann der Autor die hier beschriebenen Auswahlkriterien nur empfehlen, um gute Entscheidungen zu treffen.

Autor

Dipl.-Verwaltungswirt Michael Lehmann: L-Partner Risikomanagement, Düsseldorf; BSB-CFPA, Fachdozent VdS Köln, Fachplaner vorbeugender Brandschutz TÜV-Süd-Akademie, CCM Covestro PCT-NRW

Der Artikel ist in Ausgabe 6.2018 des FeuerTrutz Magazins (November 2018) erschienen.
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Letzte Aktualisierung: 30.01.2019

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