Drei Personen mit Schutzhelmen und Warnwesten betrachten eine Wand im Rohbauzustand und fotografieren diese mit einem Smartphone. (Quelle: Hilti Deutschland)
Die digitale Dokumentation rationalisiert die Erfassung und das Management brandschutzrelevanter Details und Maßnahmen. (Quelle: Hilti Deutschland)

Planung | Ausführung

06. December 2021 | Teilen auf:

Digitale Brandschutzdokumentation mit Apps

Brandschutzanlagen, -arbeiten oder -begehungen herkömmlich zu dokumentieren ist aufwändig. Brandschutzdokumentations-Apps rationalisieren Prozesse und steigern die Rechtssicherheit. Welche Lösungen bietet der Markt und wie unterscheiden sie sich voneinander?

Die Dokumentation des Brandschutzes und entsprechender Maßnahmen ist ein wichtiger Nachweis der ordnungsgemäßen Ausführung. Die Nachweise sind vom Fachunternehmer für die von ihm übernommenen Arbeiten vorzulegen. Um auf der (rechts-)sicheren Seite zu sein, ist eine inhaltlich korrekte Dokumentation erforderlich.

Dabei können spezielle Apps helfen. Sie unterstützen Sachverständige, Planer, Handwerker und Gebäudebetreiber durch strukturierte Abfragen, Automatismen und normkonforme Vorlagen. Die digitale Vor-Ort-Erfassung und sofortige Zuordnung von brandschutzrelevanten Informationen rationalisiert auch Arbeitsabläufe.

Vorteile digitaler Brandschutzdokumentation

Planer und Ausführende sollten den Zustand des baulichen und anlagentechnischen Brandschutzes von Gebäuden bei der Neuerstellung, Sanierung oder Instandhaltung stets dokumentieren.

Schließlich kann schon kurz nach Abnahme eine Brandabschottung durch eine unsachgemäße Kabel- oder Rohrdurchführung beschädigt werden. Kommt es zu Schäden, lässt sich die ordnungsgemäße Ausführung mit einem Foto schnell nachweisen.

Auch für Gebäudebetreiber bieten Dokumentationen Rechtssicherheit, da der anlagentechnische Brandschutz regelmäßigen Prüfintervallen unterliegt. Das kann bei Gebäuden mit zahlreichen Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, Brandschutztüren, Brandmelde- oder Feuerlöschanlagen schnell zur Herausforderung werden.

Brandschutzdokumentationen unterstützen die Inventarisierung brandschutztechnischer Anlagen, die Organisation und Kontrolle von Brandschutzmaßnahmen oder -anlagen und schaffen dadurch mehr Sicherheit.

Mittels digitaler Dokumentationswerkzeuge lässt sich der Aufwand deutlich reduzieren. Ausführende Unternehmen können damit einfacher und schneller die korrekte bauliche Ausführung von Brandschutzarbeiten nachweisen, Planer und Brandsachverständige können sie effizienter inspizieren und auf mögliche Mängel untersuchen.

Mobile Softwarelösungen ermöglichen eine multimediale Vor-Ort-Dokumentation von baulichen Maßnahmen oder Brandschutzbegehungen. Da mit dem Baufortschritt entscheidende Details später nicht mehr sichtbar sind, ist eine zeitnahe Dokumentation wichtig. Deshalb sind einfach bedienbare, mobile Werkzeuge erforderlich, die eine unkomplizierte und flexible Dokumentation ermöglichen.

Was können mobile Dokumentationslösungen?

Mobile Dokumentations-Apps basieren auf intuitiv bedienbaren Smartphones oder Tablets und deren integrierter Fotofunktion. Sie erübrigen das Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat. Stattdessen werden Vor-Ort-Informationen direkt in Wort, Text und Bild digital erfasst und zugeordnet. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen, Symbol-, Produkt- und Textdatenbanken beschleunigen den Prozess und sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Durch Medienbrüche bedingte Mehrarbeit und Fehler werden vermieden und Arbeitsabläufe rationalisiert.

Da auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt die Software die Anwender beim Erstellen normenkonformer und rechtssicherer Unterlagen oder der Verfolgung von Fristen. Neben Fotos können gescannte Pläne, Planausschnitte, Dokumente, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen eingebunden werden.

Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen Berichte, Protokolle oder Reports generieren und per E-Mail versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an einen Terminkalender, z.B. von Microsoft Outlook, übergeben werden. Werden die Daten auf Cloud-Servern abgelegt, sind Zugriffsberechtigte stets auf dem neuesten Stand. Die erfassten Daten können von den Beteiligten aktualisiert, ergänzt und ausgewertet werden. Verantwortliche können stichprobenartig den Ausführungsstand prüfen, und die Abstimmung zwischen den am Bau Beteiligten wird einfacher. Mit der digitalen Dokumentation entsteht außerdem sukzessive eine Informationsdatenbank, die in der Bau- und Nutzungsphase wichtige Fragen beantworten kann: Wer hat welche Mängel beseitigt? Wann müssen welche Instandhaltungsarbeiten durchgeführt werden? Was ist wann gewartet oder ausgetauscht worden? Diese Daten können später für die Beweissicherung, Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung genutzt werden.

Was bietet der Markt?

Die Softwarebranche bietet eine Vielzahl an mobilen Dokumentationslösungen. Sie bestehen meist aus einer App für die mobile Datenerfassung und aus einer stationären Bürosoftware. Damit lassen sich Baustellenaktivitäten vor Ort dokumentieren und die gewonnenen Informationen am Büro-PC auswerten und verwalten.

Die meisten Lösungen sind für die Aufnahme, Beschreibung und Zuordnung von Mängeln und das Mängelmanagement ausgelegt. Einige lassen sich für spezielle Tätigkeiten und Bereiche aufrüsten, wie die Dokumentation des Brandschutzes, die Kontrolle der Arbeitssicherheit oder die Sammlung von Daten für den Gebäudebetrieb. Speziell für die Brandschutzdokumentation konzipiert oder erweiterbar sind die im Folgenden beschriebenen Lösungen. Die meisten sind sowohl für ausführende Gewerke als auch für Planer, Bauleiter und Brandschutzbeauftragte sowie Gebäude- und Anlagenbetreiber geeignet.

Der Großteil ist produktneutral oder ermöglicht eine individuelle Datenbank-Erweiterung. Apps für die mobile Datenerfassung sind auf Windows-, iOS- oder Android-Mobilgeräten nutzbar, i.d.R. kostenlos und auf beliebig vielen Endgeräten installierbar. Die stationäre Büroanwendung läuft meist unter Windows, oder es handelt sich um eine plattformunabhängige und damit auch mobil nutzbare Weblösung.

Die Preise für Programme liegen zwischen 900 und mehreren tausend Euro. Bei webbasierten Lösungen kommen zur Monatsmiete ab ca. 25 Euro teils Grundgebühren für die Online-Archivierung, Synchronisation oder Wartung hinzu.

Wie unterscheiden sich die Produkte?

Mit allen Produkten lässt sich die brandschutztechnische Situation auf der Baustelle dokumentieren. Unterschiede gibt es u.a. in Bezug auf die Einsatzbereiche. Sie reichen von der Erfassung brandschutztechnisch relevanter Details und erforderlicher Maßnahmen über die abnahmefähige Eigendokumentation ausgeführter Maßnahmen mit allen Pflichtangaben und Übereinstimmungserklärungen, die Inspektion, Kontrolle und Mängelerfassung durch Brandschutzfachleute bis zur FM-gerechten Erfassung von Brandschutzobjekten, inklusive aller Informationen zum Bauteil, Prüfintervallen, Kontrollterminen, Zulassungserklärungen, Montage- oder Produktinformationen. QR-Codes, GPS-Daten und Planverortungen ermöglichen eine eindeutige Kennzeichnung und Lokalisierung von Bauteilen. Prüfungen und Abnahmen können teils per digitaler Unterschrift auf dem Smartphone oder Tablet bestätigt werden.

Auch hinsichtlich der enthaltenen Brandschutzsymbole, Brandschutzprodukte oder Textbausteine und deren Aktualisierung sowie der Dokumentations-, Auswertungs- und Reportfunktionen unterscheiden sich die Produkte. Einige Programme enthalten z.B. alle VdS-Textvorlagen, Checklisten und Protokolle inklusive Brandschutz-Symbolik nach DIN EN ISO 7010, DIN 4844-2 oder DIN 14034-6, bei anderen muss man sich alles individuell zusammenstellen. Auch Brandschutzprodukt-Datenbanken mit entsprechenden Zulassungen sind unterschiedlich gut gefüllt und strukturiert. Auch bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa in Bezug auf die Möglichkeit, Vorher-nachher-Fotos aufzunehmen, zu bearbeiten und diese im Plan zu verorten, beliebig lange Notizen anzufügen, Spracheingaben z.B. per Google Docs oder Siri zu erfassen, beliebig viele Attribute oder Dokumente zu ergänzen etc. Wichtig ist auch, welche Funktionen und Automatismen die Software für die Weiterbearbeitung, Verwaltung, Auswertung und Reporterstellung bereithält.

Bei der Auswertung sollte u.a. möglich sein, Mängel projektübergreifend auszugeben, um z.B. offene Mängel aus verschiedenen Baustellen eines Unternehmens zu filtern. Wichtig bei mobilen App-, respektive Onlinelösungen ist, dass sie auch offline laufen, da eine Onlineverbindung z.B. in Kellergeschossen nicht immer verfügbar ist.

Fazit

Brandschutzdokumentationen sind nicht nur etwas für Neubauten. Auch im Bestand sind aufgrund immer wiederkehrender Instandhaltungsarbeiten, Nutzungsänderungen, von Umzügen oder Systemwechseln permanent Brandschutzarbeiten erforderlich.

Daraus resultiert der Bedarf an einer kontinuierlichen Dokumentation, die Änderungen zeitnah erfasst und den aktuellen Stand allen Beteiligten verfügbar macht. Cloudbasierte Lösungen bieten dabei Vorteile, sofern Datensicherheitsaspekte der Auslagerung von Daten nicht entgegenstehen. Die Möglichkeit des passwortgeschützten Online-Datenzugriffs für Berechtigte vereinfacht die Kooperation bzw. Koordination und rationalisiert die Dokumentation, den Betrieb, die Wartung und die Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen.

Quellen / Literatur

[1] Juch, M., Schnippenkötter, M.: Praxis Bauüberwachung, aus: BS 1/2015, Bauverlag, Gütersloh, Download: www.dbz.de/download/1243817/BS_1_2015.pdf

[2] Lippe, M.: Brandschutztechnische Dokumentation ist unverzichtbar, aus: IHKS-Fachjournal 2010, IHKS Industrieverband Heizungs-, Klima- und Sanitärtechnik Bayern, Sachsen und Thüringen e.V., Planegg, Download auf Webseite unter: www.ihks-fachjournal.de

[3] Müller, K.: Dokumentation im Bauprojekt, Netzwerk Bau-Publikation Nr. 17-013, Eigenverlag, Graz 2013, Download auf Webseite unter: www.wmlaw.at

Der Artikel ist in Ausgabe 5.2021 des FeuerTrutz Magazins (Oktober 2021) erschienen.
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Autor Dipl.-Ing. Marian Behaneck Fachautor zahlreicher Publikationen zu Hardware, Software und IT im Baubereich

Info zum Download

Den vollständigen Beitrag aus dem FeuerTrutz Magazin 5.2021 "Brandschutz: Dokumentation mit dem digitalen K(l)ick" gibt es als kostenlosen Download. Dieser enthält zusätzlich eine Übersicht mit verschiedenen Lösungen zur Brandschutzdokumentation, die am Markt erhältlich sind.

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